Polityka bezpieczeństwa – AMIC POLSKA Sp. z o.o.   

 

DEFINICJE

Polityka: niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych w AMIC POLSKA Sp. z o.o.

Administrator: AMIC POLSKA Sp. z o.o. ul. Ogrodowa 58, 00 – 876 Warszawa

dane osobowe: informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (osobie, której dane dotyczą). Osoba fizyczna możliwa do zidentyfikowania to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w związku z prowadzoną przez niego działalnością np. osoba udająca się do stref ograniczonego dostępu w lokalizacjach Administratora, osoba, z którą Administratora wiąże kontrakt umowny lub kierująca do niego zapytanie w formie e-maila.

 

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADMINISTRATORA  

Administrator Danych Osobowych zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO w celu wykonywania przez siebie działalności gospodarczej.

Administrator stosuje się do zasady zapewnienia transparentności (przejrzystości) przetwarzania danych osobowych. Osoby których dane dotyczą są informowane o przetwarzaniu danych najpóźniej w momencie ich zbierania ponadto są one informowane celu i podstawie prawnej ich przetwarzania – np. przy zawieraniu umowy sprzedaży towarów lub usług.

Administrator dba o to by w Spółce respektowana była zasada minimalizacji danych osobowych. Dane zbierane są w zakresie niezbędnym do wskazanego celu przetwarzania oraz przetwarzane tylko przez minimalny okres retencji. W celu przyspieszenia i usprawnienia obsługi swoich klientów Administrator pozyskuje od nich dane osobowe, które nie są niezbędne np. do wykonania zawartej z nimi umowy – jak numer telefonu, czy e-mail, wyłącznie za ich zgodą, a przed zebraniem takich danych informuje klientów o dobrowolności ich podania. 

Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności przetwarzanych przez niego danych osobowych. W wypadku wystąpienia incydentu związanego z bezpieczeństwem danych osobowych Administrator informuje o takim zdarzeniu osoby, których dane osobowe dotyczą, w sposób zgodny z przepisami prawa.

 

KONTAKT W SPRAWACH ZWIĄZANYCH Z OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez:

• e- mail: [email protected]
• korespondencyjnie na adres AMIC POLSKA Sp. z o.o. ul. Ogrodowa 58, 00 – 876 Warszawa

z dopiskiem „ochrona danych osobowych”.

 

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

Wprowadzone przez Administratora procedury zapewniają odpowiedni poziom poufności oraz integralności danym osobowym przez niego przetwarzanym. Do danych osobowych mają dostęp jedynie osoby odpowiednio przeszkolone i posiadające stosowne upoważnienia. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.

Administrator podejmuje niezbędne kroki podczas wyboru podmiotów przetwarzających oraz innych podwykonawców, aby poziom zabezpieczenia danych osobowych u tych podmiotów był wystarczający.

Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności, Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

 

CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

Dane kontaktowe

Administrator wykorzystuje podane przez klientów dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu) w celu realizacji zawartych z nimi umów. Dane te mogą być również używane w celach marketingowych (informowanie o nowych produktach lub usługach), lecz tylko po uprzednim uzyskaniu zgody na kontakt w takim celu.

Wszystkie dane osobowe zawarte zarówno w korespondencji tradycyjnej jak i elektronicznej oraz zebrane poprzez kontakt telefoniczny kierowane do administratora w sprawach nie związanych ze świadczeniem na rzecz nadawcy usługi są przetwarzane wyłączenie w celu komunikacji z nadawcą wiadomości. W takim wypadku podanie określonych danych jest wymagane przez Administratora tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne dla powyższego celu, a brak podania takich danych skutkuje brakiem możliwości załatwienia sprawy. W powyższym przypadku podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Administrator zapewnia by ilość przetwarzanych danych w korespondencji była zgodna z zasadą minimalizacji danych i by miały do niej dostęp jedynie osoby upoważnione.

Rozmowy telefoniczne mogą być także nagrywane – w takim wypadku, na początku rozmowy przekazywana jest informacja o nagrywaniu rozmowy. Rozmowy są rejestrowane w celu weryfikacji jakości świadczonej usługi oraz weryfikacji pracy konsultantów, a także w celach statystycznych. Nagrania są tez wykorzystywane w celu rejestracji zgłaszanych reklamacji lub wyrażanie (względnie cofnięcia) zgody na otrzymywanie treści marketingowych. Nagrania są dostępne wyłącznie dla uprawnionych pracowników Administratora oraz osób obsługujących infolinię administratora.

Monitoring wizyjny oraz kontrola wstępu

W celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, Administrator stosuje monitoring wizyjny oraz kontroluje wstęp do budynków zarządzanych przez Administratora. Dane w postaci wizerunku z kamer nie są wykorzystywane w żadnym innym celu.

Dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu oraz dane osobowe zbierane w rejestrze wejść i wyjść są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku na terenie obiektu oraz ewentualnie w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Odmowa podania danych w postaci wizerunku powoduje niemożliwość przebywania na terenie Administratora. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa mienia Administratora oraz ochrony jego praw.

W celu poinformowania osób wchodzących na teren Administratora w widocznych miejscach zostały wywieszone informacje dotyczące objęcia danego obiektu monitoringiem wizyjnym.

Rekrutacja

Administrator przetwarza dane osobowe podawane przez potencjalnych pracowników w procesie rekrutacyjnym, zakres danych jakich Administrator oczekuje od kandydatów do pracy nie przekracza katalogu zamieszczonego w przepisach prawa pracy. Niemniej, w chwili gdy potencjalny kandydat do pracy przekaże zakres danych większy niż ten wymagany przez obowiązujące przepisy, domniemywa się, że wyraził on zgodę na przetwarzanie tych danych. Taką zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja,  nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

Dane osobowe są przetwarzane:

• w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa - Kodeksu pracy, a konkretniej związanych z procesami zatrudniania. Podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy)
• w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami Kodeksu Pracy, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO)
• w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Okres retencji dla zgody dla celów przyszłych rekrutacji został ustalony na dwa lata. Po tym czasie dane będą usuwane.

Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, w momencie zawierania umowy.

Zbieranie danych w innych przypadkach

W związku z prowadzoną działalnością, Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych, na eventach branżowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Dane osobowe podawane są w takich wypadkach dobrowolnie. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

 

ODBIORCY DANYCH

Dane osobowe mogą być ujawnione właściwym organom bądź osobą trzecim w wypadku, jeśli żądając ujawnienia takich informacji powołają się one na odpowiednią podstawę prawna oraz będzie to zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

 

PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom mającym siedzibę poza EOG. W takich przypadkach przed przekazaniem danych zapewniamy, by istniał u odbiorcy odpowiedni poziom ochrony danych (na podstawie decyzji Komisji UE stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony dla danego kraju, uzgodnień umownych z odbiorcą danych zawartych w standardowych klauzulach umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej lub na podstawie Państwa zgody). Więcej informacji dotyczących transferu danych można uzyskać pod adresem: [email protected]

 

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od celu przetwarzania.

Umowa

W przypadku, gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej zakończenia. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane osobowe przetwarzane są do jej wycofania.

Przepis prawa

W wypadku, gdy podstawą prawną jest przepis prawa okres przetwarzania danych osobowych wynika również z konkretnych przepisów.

Uzasadniony interes Administratora

W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora dane osobowe przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.

Ochrona przed roszczeniami

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

W wypadku upłynięcia okresu retencji dane osobowe są niezwłocznie usuwane lub anonimizowane.

 

UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• Prawo do informacji o przetwarzaniu danych
• Prawo uzyskania kopii danych
• Prawo do sprostowania
• Prawo do usunięcia danych
• Prawo do ograniczenia przetwarzania
• Prawo do przenoszenia danych
• Prawo sprzeciwu
• Prawo do wycofania zgody

 

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw

Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:

• w formie pisemnej tradycyjną drogą pocztową na adres AMIC POLSKA Sp. z o. o. „Inspektor Ochrony Danych” lub
• drogą e-mailową na adres: [email protected]

 

Odpowiedź na zgłoszenia powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.

 

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w procesie rekrutacji jest podmiot do której składa Pan/Pani przekazuje dane jest podmiot prowadzący poszczególne stacje AMIC Energy oraz firma Amic Polska Sp. z o.o. czyli właściciel sieci tychże stacji

Pana/Pani dane będą przetwarzane w celu:

-  rekrutowania pracowników (podstawa prawna: niezbędność przetwarzania do spełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia 2016/679 (RODO) w związku z przepisami kodeksu pracy – lub w przypadku podania danych wykraczających poza zakres opisany w art. 22^1 Kodeksu Pracy - dobrowolnie wyrażona zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;

- rekrutowania współpracowników - osób ubiegających się o zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych (podstawa prawna: czynności niezbędne do zawarcia umowy – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane do momentu rozpatrzenia przez nas przesłanej kandydatury, nie dłużej niż 90 dni.

W zakresie danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody, przysługuje Panu/Pani prawo do jej wycofania w każdy momencie, a dane one przetwarzane nie dłużej niż do momentu cofnięcia udzielonej zgody, jej cofnięcie pozostaje jednak bez wpływu na przetwarzanie danych dokonane przed wycofaniem.

Informacje przesłane przez formularz dotyczące pracy na stacji zostaną przekazane przez Amic do właściwego operatora.
Przysługują Panu/Pani następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych: prawo dostępu do danych, prawo do sprostowania danych, prawo do żądania usunięcia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Przysługuje Panu/Pani również prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych w zakresie w jakim podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora.